1. Същност на организацията
Организацията е група от хора, съзнателно работещи за обща цел или задачи. Всяка организация преобразува ресурсите, с които разполага в желан, краен резултат (продукт или услуга). По време на този процес организацията активно си взаимодейства с външната среда. Тъй като предприятието няма контрол над тази среда няма абсолютни правила за управление. Всяка организация се характеризира с хоризонтално и вертикално разделение на труда. Тя е съставена от множество специализирани подразделения.
2. Теории и школи за управление
Всяка наука се появява когато има нужда от нея. През 2рата половина на миналия век в САЩ и страните от Западна Европа за кратък период много фирми стават големи. Управляващите имат нужда от нови управленски теории, принципи, методи. Школата на научното управление и класическата школа насочват вниманието си към организацията на труда и производството, принципите и функциите на управление. Школата на човешките отношения и поведенческата школа – към човешкия фактор в организацията. Школата на количествените методи - към приложенито на математически методи и модели. Системният и ситуационният подход насочват вниманието си към анализ и синтез на факторите на вътрешната среда и външната среда.
3. Вътрешна среда
Включва: цели, организационна структура, задачите, технологията и хората. Целта е желан краен резултат или желано състояние на организацията. В бизнеса повечето цели имат количествен израз. Първо се изясняват целите на организацията след това се създава организационната структура, която може да се дефинира като йерархично подредени, взаимосвързани специализирани структурни звена за достигане на целите на организацията. Задачата представлява работа, част от работа или няколко работи, които се възлагат не на конкретен човек, а на конкретна длъжност, която той заема. Технологията е начин на преобразуване на ресурсите в организацията, с цел получаване на краен резултат. Хората (персонал) са най-голямото богатство на предприятието, тъй като за човека като творец няма горна граница. Индивидуалността на всеки индивид силно усложнява управлението. Всички тези фактори са взаимосвързани, като водеща роля имат целите. Всяка по-съществена промяна в целите променя всички останали фактори.
4. Външна среда
Всяка организация функционира в специфична среда и търпи различни по сила въздействия. Организацията също оказва влияние върху поведението на средата. Външните фалтори се делят на такива с пряко и с косвено въздеиствие над организацията. Външни фактори с пряко въздействие са: доставчиците, законите и решенията на държавните органи, профсъюзите, потребителите и конкурентите. Факторите, оказващи косвено въздействие са: състоянието на икономиката, социалните и политически фактори, технологичните и международните събития. Организацията трябва да реагира на промените в външната среда за да достигне целите си.
5. Комуникации
Комуникациите са свързващ процес, необходим за всяко управленско дейстивие. Комуникацията е обмен на информация между хората. Комуникация има между организацията и нейната среда, между съставните части на организацията по хоризонтала и вертикала. Комуникациите биват формални и неформални. Основните елементи са отправител, съобщение, канал и получател. Етапите на процеса са: разработване на идея, кодиране, избор на канал, предаване и декодиране. Обратната връзка показва дали посланието е разбрано адекватно. Комуникационният процес се затруднява от шума в системата, различия във възприятията, ценностната система, семантичните различия, невербалните сигнали и лошата обратна връзка.
6. Решения
Решението е избор на алтернатива. Вземането на решение е свъзващ процес, необходим за всички управленски функции. Решенията биват програмни и непрограмни. Те могат да се вземат с помощта на интуицията, логиката или с методите за рационални решения. Етапите на разционално решаване на проблем са: диагностика, формулиране на ограниченията и критериите за вземане на решение, определяне на алтернативите, оценка на алтернативите, избор на алтернатива, реализация на решението и оценка на резултата от него. Върху избора на решение оказват влияние фактори, които нямат количествено израз: личностни оценки на ръководителя, информационни ограничения, поведенчески ограничения. Те са свързани с индивидуалните личностни характеристики на управителя.
7. Модели и методи за вземане на решения
Моделът е аналог на някакъв обект, процес или явление. Модели се прилагат поради невъзможност да се експериментира в реални условия. Основни типове модели са: физически, аналогови и математически. За стопанското управление най-пригодни са математическите. Етапите на построяване на модел са: постановка на задачата, определяне на информационните ограничения, проверка на модела за достоверност, практическо приложение, обновление на модела. По-известни модели: теория на игрите, модели на управление на запасите, модели на линейното програмиране, имитационни модели.
Методите за вземане на решение най-общо биват интуитивни и количествени.Интуитивните се базират на субективизма, доакто количествените са по-точни, прецизни и надеждни. Няма идеален модел или метод на управление. Има модели или методи, които са по-пригодни за конкретна ситуация.
8. Стратегическо планиране
Стратегическото планиране е процес от няколко етапа. С решаващо значение са първите 2 – формулиране на мисия и цели на организацията. Мисията е смисъла на съществуването на организацията, а целите трябва да са конкретни, измерими и ориентирани във времето. Чрез анализа на външната среда се оценяват опасностите и възможностите, с които ще се сблъска в процеса на достигане на целите.Оценката на вътрешните силни и слаби страни влияе силно върху избора на една или друга стратегия. За реализирането на определена стратегия се разработват допълнително: тактика, политика и процедури и правила. Тактиката представлява конкретни краткосрочни стратегии. Политиката – общи ориентири за дейстивие и вземане на решения. Процедурите и правилата са формален алгоритъм за действие в стандартна ситуация. Всяка стратегия се нуждае от период на оценка и корекция.
9. Организационни структури
Делегирането е средство за предаване на задачи и пълномощия по йерархията на организацията. Пълномощията са ограничено право да се ползват ресурсите на организацията за изпълнение на делегирани задачи. Пълномощията биват линейни и щабни(апаратни).
Пълномощията са винаги ограничени и често се нарушават съзнателно. Организационната структура подлежи на проектиране, изграждане, внедряване и промяна. Няма оптимална организационна структура. Бюрократичната структура е в основата на всички съвременни структури, които са от функционален и дивизионален тип. Дивизионалната структура има три разновидности – продуктова, пазарно ориентирана и регионална. Най-новите структури са известни като адаптивни и биват проектни и матрични. Изборът на тип структура не е достатучен за нейното успешно функциониране. Трябва да се определи и степента на централизация. Този избор е един от най-деликатните в организационното структуриране.
10. Мотивация
Мотивацията е процес на подтикване на група или индивид към активност, насочена към постигане на целите на организацията. Съвременните мотивационни теории се основават на резултати от психологически изследвания и биват 2 основни групи – съдържателни и процесуални теории. Съдържателните се базират на потребности, чието удовлетворение или неудовлетворение пораждат определен тип поведение. Такива теории са: Пирамидата на Маслоу, Теория на потребностите на Макклеланд и Двуфакторната теория на Херцберг. Втората група теории е по-нова и се базира на фактори като: очакване, резултати, справедливист и др. Това не са потребности, но също оказват силно влияние върху поведението на индивида. Такива теории са: Теория на справедливоста и Модел на Портър-Лоуер.
11. Контрол
Контролът е присъщ на всяка организация. Предварителният контрол е под формата на процедури и правила. Текущият контрол се реализира в процеса на осъществяване на планове и задачи. Заключителният контрол се осъществява след приключване на задача, работа или период от време. Контрола се осъществява на 3 етапа: 1–установават се стандарти, 2-сравняват се резултати и стандарти, 3-предприемат се коригиращи мерки. Контролната система в организацията е обект на проектиране, изграждане, внедряване и усъвършенстване.
12. Групова динамика
Групата е съвкупност от 2 или повече индивида, които си взаимодействат. Във всяка голяма формална организация има формални и неформални групи. Формалните се създават съзнателно и организаирано, а неформалните –стихиино и спонтанно. Формалните групи(структурни звена) биват: група на ръководителя, целева група и комитет. Хората учатват в неформални групи за да задоволят потребността си от принадлежност, помощ, защита, общуване, уважение и др. Основни характеристики на неформалните групи са: социален контрол, съпротива срещу промените и наличие на неформални лидери. Формалните и неформалните групи динамично си взаимодействат. Ръководството трябва да се съобразява с неформалните групи и техните лидери. Фактори, оказващи влияние на малките формални групи са: размер, състав, групови норми, сплотеност, равнище на конфликтност, статус и функционални роли на членовете на групата. Комитетите биват постоянни и специални(с временне характер). Комитетите са пригодни за ситуации, когато е нежелателно властта да се съсредоточи в ръцете на една личност.
13. Ръководство, власт и лично влияние
Властта е способност за влияние върху поведението на хора в името на някакви цели и задачи. Има 5 форми на власт – власт основана на: принудата, възнаграждението, компетентността, примера и традицията. Само те обаче са недостатъчни в съвременните условия. Поради скъсената дистанция между ръководител и подчинен много често се налага да се използва т.нар. убеждение и участие в процеса на управление. Всички форми на власт имат и плюсове и минуси, тъй като зависят от потребностите на подчинените и ситуацията.
14. Лидерство: стил на управление, ситуация и ефективност
Известни са 3 теории за лидерство: първият – подход от позициите на личните качества, вторият – поведенчески подход, и третият – ситуационен подход. Според първата теория личност, която притежава списък от качества може да е добър ръководител и обратно. Поведенческия подход акцентира върху маниера на поведение на ръководителя спрямо своите подчинени(автократичен, либерален, демократичен стил). Автократичният съответства на теорията Х, а демократичният на теорията У. При либералният стил се дава пълна свобода на действие на подчинените.
Лайкерт дели ръководителите на 2 категории – ориентирани към работата и ориентирани към човека. В последствие той формулира 4 стила лидерство.
- Ситуационен модел на Фидлер – заложени са 3 променливи: отношението на ръководителя към подчинените му, структура на задачата и длъжностните пълномощия
- модел на Мичъл и Хаус(път-цел). Ръководителят подпомага подчинените си по целия път към целта
- модел на жизнания цикъл на Херси и Бланшар – най-добрият стил зависи от степента на зрелост на подчинениете
- модел на вземане на решение по Врум и Йестон – основава се на 5 вида поведение на ръководителя в 7 потенциални ситуации.
15. Конфликти
Конфликтът е отсъствие на съгласие между 2 или повече страни. Конфликтите биват: вътрешноличностен, междуличностен, междугрупов и конфликт между личността и групата. Конфликтите също се делят на функционални и дисфункционални. Основните причини за тези конфликти са няколко: ограничени ресурси, взаимната зависимост между задачите, различия в целите, различия в представите и ценностите, различия в маниера на поведение, равнището на образование и лоши комуникации. . Стресът може да бъде контролиран и неутрализиран от ръководителя, с цел оптимизация и по-висока ефективност на организацията. Причините за стреса са разделени в 2 групи – организационни фактори и личностни фактори. Организационните фактори биват – пренатовареност на работника, противоречиви изисквания, неопределеност на ролите и безинтересна работа. Личностите фактори са драстичните промени в живота на служителя. Дори положителните промени като повишение и рязко увеличаване на доходите могат да бъдат предпоствка за стрес.